Pourquoi utiliser une plateforme de travail collaboratif ?

Les plates-formes de travail collaboratives sont la clé de la réussite des entreprises. Même si votre bureau est configuré en cubicule, l’idée de travailler en isolation est dépassée et inefficace. Le temps de « ce n’est pas dans ma description de travail » est révolu. Pour qu’une entreprise puisse survivre à l’ère numérique, les employés doivent travailler plus étroitement ensemble. Les plates-formes de travail collaboratives améliorent l’efficacité, augmentent la productivité, renforcent le moral et gèrent le coût et le stress du travail dans son ensemble, mais uniquement si les bons outils sont utilisés. Voici pourquoi vous devez trouver une plate-forme de travail collaborative:  

  • Les travailleurs à distance / indépendants sont des éléments normaux d’une équipe de travail
  • Gestion de projet: informations et tâches
  • La gestion des coûts et du stress signifie des équipes plus heureuses et plus productives 
Travailler avec des plateformes de travail collaboratives encourage l'esprit d'équipe.
Travailler avec des plateformes de travail collaboratives encourage l’esprit d’équipe.

Travailleurs à distance / pigistes de l’équipe

Que vous ayez des employés en vacances de travail, en free-lance ou simplement dans un autre lieu géographique, vous avez besoin d’un moyen pour que tout le monde travaille ensemble et reste responsable de ses tâches. Vous devez également trouver un moyen d’encourager tout le monde à collaborer et à fonctionner en équipe. Les plates-formes de collaboration en ligne sont un excellent moyen d’y parvenir.   

Ces plateformes facilitent la création, le stockage, le travail et le partage de projets du début à la fin. Des outils tels que Dropbox sont conçus pour fonctionner avec n’importe quel type de fichier, quelle que soit leur taille – même les gros fichiers peuvent être envoyés, partagés et traités de manière sécurisée. Toute personne ayant accès aux projets peut travailler sur les tâches qui lui sont assignées depuis n’importe où dans le monde, et la technologie cloud la maintient synchronisée et mise à jour de manière transparente pour toutes les personnes concernées. De plus, les employés peuvent commenter et éditer en temps réel leurs travaux respectifs. En fait, les plates-formes de collaboration numériques sont conçues pour encourager ce type d’environnement de travail et les relations entre collègues. Il transforme vos collègues en coéquipiers et, lorsqu’il est utilisé et géré correctement par les dirigeants, améliore le moral et les performances.

C’est extrêmement important pour tous les travailleurs, mais le rôle que ce type d’environnement joue chez les travailleurs distants ou indépendants est un peu différent. Après tout, ils ne sont pas normalement dans le même lieu de travail physique que tout le monde. S’ils ne sentent pas qu’ils font partie d’une équipe, ils ne fonctionnent pas de cette façon – et cela peut coûter cher en productivité et en qualité.

La redevabilité en tant qu'individus et équipes permet aux chefs de projet d'aider leurs employés à briller.
La redevabilité en tant qu’individus et équipes permet aux chefs de projet d’aider leurs employés à briller.

Responsabilité renforcée: gestion de projet

La capacité de voir le travail dans toutes ses étapes est bénéfique pour la productivité individuelle, car elle aide les collègues à anticiper, hiérarchiser et coordonner leur travail les uns avec les autres.  

Voir les tâches accomplies en temps réel est très utile pour les chefs de projet, car cela permet de rationaliser la communication, de garder les attentes réalistes et ambitieuses, et de garder l’équipe sur la même page. De plus, si une éventualité survient, les responsables de projet ne peuvent pas compter uniquement sur l’ensemble de l’équipe pour apporter leur contribution , ils peuvent également s’attendre à ce que le rebond se produise plus rapidement.  

La gestion de projet ne consiste pas uniquement à s’assurer que l’équipe s’acquitte de sa tâche et travaille ensemble. Il s’agit également de savoir qui a accès aux informations correctes – et selon la nature de votre entreprise, qui est autorisé à accéder à l’information. Vous devez pouvoir contrôler cela facilement, et si cela est défini sur la base d’un projet ou sur une base hiérarchique. Les plates-formes de travail collaboratives numériques devraient offrir cet aspect et les responsables de projet doivent l’exercer.

Il devrait également offrir la possibilité d’attribuer et d’évaluer des tâches, ainsi que leur accessibilité. Une partie de ce qui est formidable avec les plates-formes en nuage réside dans leur capacité à s’intégrer facilement à tous les types de logiciels. Ainsi, quel que soit le type ou la taille de la tâche, tout le travail se déroule dans un emplacement facile à organiser. Les gestionnaires peuvent hiérarchiser les tâches et offrir des commentaires en temps réel, et démontrer visuellement les relations entre les tâches.    

Les plates-formes collaboratives offrent également deux vues différentes des projets: dans leur ensemble et comme des pièces détaillées d’un puzzle. Les deux offrent leur propre évaluation des progrès et les deux sont nécessaires pour déterminer quelles parties nécessitent l’attention du responsable à un moment donné.  

Le stress a de graves conséquences sur tous les aspects de notre santé - les plates-formes de travail collaboratives sont conçues pour aider à réduire le stress lié au travail.
Le stress a de graves conséquences sur tous les aspects de notre santé – les plates-formes de travail collaboratives sont conçues pour aider à réduire le stress lié au travail.

Réduction du stress et des coûts 

Une plate-forme de travail collaborative est essentielle pour la gestion des coûts et du stress, deux éléments essentiels pour des lieux de travail plus sains. Tous les chefs de projet souhaitent rester en deçà du budget. Les plates-formes de travail collaboratives permettent aux gestionnaires de détecter à la fois les déchets et les excédents en leur permettant de voir le projet dans son intégralité et le travail en cours – les ressources peuvent être affectées plus efficacement. Cela signifie également que si un projet doit dépasser le budget, les membres appropriés de la hiérarchie de votre entreprise peuvent être alertés plus rapidement et les raisons justifiées par des preuves.

La mise en œuvre efficace d’une plate-forme de travail collaborative – et le choix judicieux – réduisent également le stress au travail de toutes les personnes impliquées. L’information est disponible et traçable, de même que les tâches relationnelles et le flux de travail. La nature même du travail – collaboratif – signifie que même si tout le monde a son travail à faire, tout le monde est soutenu et soutenu. Confusion– un leader   

cause des problèmes budgétaires et du stress – est facilement détectable et élucidé avant que ne surviennent des problèmes qui coûtent du temps et de l’argent au projet.  

Certains pourraient soutenir que les plates-formes de travail collaboratives incitent à penser qu’il faut toujours travailler – le travail doit revenir à la maison et en vacances plutôt que de rester au travail. Cependant, cela revient principalement à la direction – si les gestionnaires sont formés pour devenir des leaders qui démontrent des habitudes de travail saines et une éthique de haut en bas, alors cela devient un problème. En fait, il est possible que, si elles sont correctement réglementées et utilisées, ces types de plates-formes peuvent encourager les travailleurs à adopter des habitudes de travail plus saines en raison de la nature de la collaboration.

Lorsque les plates-formes de travail collaboratives sont utilisées correctement, le travail est plus facile et plus réussi.
Lorsque les plates-formes de travail collaboratives sont utilisées correctement, le travail est plus facile et plus réussi.

Les entreprises craignent souvent que la mise en œuvre d’une plate forme de travail collaborative ne fonctionne pas. Pour réussir, il est essentiel de renforcer son utilisation en montrant pourquoi il s’agit de la solution la plus simple. Donnez à vos employés une raison impérieuse d’utiliser le choix de la plate-forme d’entreprise plutôt que d’autres outils. Pour ce faire, veillez à choisir une plate-forme dotée d’une interface utilisateur simple, compatible avec d’autres technologies et basée sur le cloud. La navigation devrait être intuitive. Et choisissez celui qui convient le mieux à votre type d’entreprise et qui fait ressortir le meilleur de votre équipe.

Quelles sont les meilleures pratiques que vous avez trouvées pour la mise en œuvre de plates-formes de travail collaboratives dans votre entreprise?  

Ceci est un article sponsorisé pour Dropbox. Toutes les opinions sont les celles de Dropbox. Dropbox n’est pas en aucun cas affilié à iPaoo ou tout autre produit ou service proposé par iPaoo.